E-Rechnung, ZUGFeRD und XRechnung: Was für Unternehmen 2026 gilt
Die E-Rechnung ist im deutschen Geschäftsverkehr angekommen. Spätestens seit der Einführung der Empfangspflicht im letzten Jahr ist klar: Das einfache PDF hat im B2B-Bereich langfristig ausgedient.
Doch auch im Jahr 2026 sorgen Begriffe wie ZUGFeRD, XRechnung und der EU-Standard (EN 16931) noch oft für Fragen.
Nutzen Sie die Übergangsfristen noch aus oder sind Sie schon vollständig digital? In diesem Artikel klären wir den aktuellen Stand für 2026 und zeigen, wie Sie mit Billution rechtssicher und effizient abrechnen.
Was ist eine E-Rechnung (Stand heute)?
Viele halten ein normales PDF, das per E-Mail verschickt wird, immer noch für eine elektronische Rechnung. Nach der aktuellen Gesetzeslage reicht das jedoch nicht mehr aus, um als "echte" E-Rechnung zu gelten.
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Das Wichtige dabei: Die Daten müssen maschinenlesbar sein. Ein Computer muss die Rechnung also automatisch auslesen und verbuchen können – eine bloße Bilddatei (wie ein Scan oder einfaches PDF) erfüllt diese Anforderung nicht.
Hier sind die zwei Standards, die wir bei Billution unterstützen und die Sie kennen müssen:
Die Formate: ZUGFeRD vs. XRechnung
Um Konformität mit dem EU-Standard zu gewährleisten, haben sich in Deutschland zwei Hauptformate etabliert.
1. ZUGFeRD (Die komfortable Lösung)
ZUGFeRD ist das ideale Format für den Mittelstand und Freelancer. Es ist ein hybrides Format.
- Für das menschliche Auge: Sie sehen ein ganz normales PDF-Dokument.
- Für die Maschine: In dieses PDF ist eine unsichtbare XML-Datei eingebettet, die alle Rechnungsdaten strukturiert enthält.
Der Vorteil: Sie können die Rechnung wie gewohnt lesen, während die Buchhaltungssoftware Ihres Kunden die Daten (Rechnungsnummer, Betrag, USt.) im Hintergrund automatisch verarbeitet.
2. XRechnung (Das Behörden-Format)
Die XRechnung ist ein rein strukturierter XML-Datensatz. Sie ist Pflicht bei der Kommunikation mit öffentlichen Auftraggebern (Bund, Länder, Kommunen). Für das menschliche Auge ist dieser "Code" schwer lesbar, weshalb meist eine Visualisierungssoftware benötigt wird.
ZUGFeRD Beispielrechnung: Ein Blick in die Praxis
Viele Nutzer fragen uns nach einer ZUGFeRD Beispielrechnung, um die Technik dahinter zu verstehen.
Stellen Sie sich vor, Sie erstellen eine Rechnung in Billution:
- Sie erfassen Ihre Leistungen in unserer Web-App.
- Sie klicken auf "Rechnung erstellen".
- Billution generiert eine PDF-Datei.
Das Entscheidende: Wenn Sie diese PDF-Datei öffnen, sieht sie aus wie eine klassische Rechnung. Doch in den Dateianhängen des PDFs liegt die Datei factur-x.xml. Genau diese Datei macht Ihre Rechnung konform mit dem EU-Standard EN 16931.
Gut zu wissen: Sie müssen kein IT-Experte sein. Eine moderne Software wie Billution generiert diesen XML-Anhang vollautomatisch.
Warum Sie 2026 nicht mehr warten sollten
Auch wenn es für das Versenden von E-Rechnungen noch Übergangsfristen für kleinere Unternehmen gibt: Der Markt hat sich bereits gedreht.
Große Geschäftspartner und öffentliche Auftraggeber fordern schon heute E-Rechnungen nach Standard. Wer jetzt noch auf Word oder Excel setzt, erzeugt bei seinen Kunden manuellen Mehraufwand – und riskiert, als technologisch rückständig wahrgenommen zu werden.
Die Vorteile einer sofortigen Umstellung liegen auf der Hand:
- Schnellerer Geldeingang: Automatisierte Prozesse beim Empfänger führen oft zu schnelleren Freigaben.
- Rechtssicherheit: Sie erfüllen automatisch die GoBD-Vorgaben und aktuellen E-Rechnungs-Pflichten.
- Zukunftssicherheit: Sie müssen sich keine Sorgen um das Auslaufen von Übergangsfristen machen.
Fazit: E-Rechnung schreiben mit Billution
Die technischen Anforderungen an ZUGFeRD und XRechnung klingen komplex – mit dem richtigen Tool sind sie es aber nicht.
Mit Billution nutzen Sie eine Lösung, die genau für diese Anforderungen gebaut wurde. Sie schreiben Ihre Rechnung intuitiv, und unser System sorgt im Hintergrund für das valide Format nach aktuellem EU-Standard. Starten Sie digital ins Jahr 2026. Google sie bei dir gefunden hat.