E-Rechnung & Drucker: Ein teurer Fehler

E-Rechnung ausdrucken, kuvertieren und ab zur Post? Warum Sie damit Ihr Business sabotieren.

Wir haben Februar 2026. Die E-Rechnungspflicht ist seit über einem Jahr in Kraft. Die Schonfristen sind Geschichte, die digitale Wirtschaft ist der Standard.

Doch in vielen Büros beobachten wir ein gefährliches Phänomen: Die "digitale Fassade".

Unternehmer nutzen zwar moderne Software, erstellen eine technisch perfekte E-Rechnung (XML-basiert), drücken dann aber auf "Drucken", stecken das Papier in einen Umschlag und werfen es in den Briefkasten. Oder sie empfangen Datensätze und lochen diese für den Leitz-Ordner.

Vielleicht erkennen Sie sich wieder: "Ich will, dass mein Kunde etwas 'Handfestes' bekommt" oder "Für die Akten brauche ich das Papier, sicher ist sicher."

Als Stratege für B2B-Finanzprozesse sage ich Ihnen ganz direkt: Das ist kein Sicherheitsnetz. Das ist Prozess-Sabotage.

Wenn Sie heute noch den Drucker als "Mittelsmann" nutzen, begehen Sie einen doppelten Fehler – beim Versenden und beim Archivieren. Hier erfahren Sie, warum Sie damit Geld verbrennen und rechtliche Risiken eingehen.

Fehler 1: Der Versand – Warum Sie "Phantome" an Ihre Kunden schicken

Sie haben in Ihre Software investiert, um E-Rechnungen (nach EN 16931) zu erstellen. Gut. Aber in dem Moment, in dem Sie diese Rechnung ausdrucken und per Post versenden, entwerten Sie die E-Rechnung.

Warum ist das ein massives Problem?

1. Sie verärgern Ihre B2B-Kunden: Ihr Kunde hat seine Prozesse im letzten Jahr wahrscheinlich automatisiert. Er erwartet Daten (XML), die sein System direkt einlesen und verbuchen kann. Schicken Sie Papier, zwingen Sie seine Buchhaltung zum manuellen Abtippen oder Scannen. Das Ergebnis? Ihre Rechnung landet auf dem "Mühsam"-Stapel. Wer Arbeit macht, wird als Letzter bezahlt.
2. Rechtliche Grauzone: Eine E-Rechnung definiert sich durch ihren strukturierten Datensatz. Ein Blatt Papier enthält kein XML. Wenn Ihr Kunde auf den Empfang echter E-Rechnungen besteht (was er seit 2025 darf und oft muss), haben Sie ihm faktisch keine gültige Rechnung geschickt. Er kann die Annahme verweigern und die Zahlung zurückhalten.
3. Kostenfalle: Porto, Papier, Druckertoner, Kuvertierung, Arbeitszeit. Rechnen Sie das mal auf das Jahr hoch. Sie bezahlen Geld dafür, Daten in ein schlechteres Format zu konvertieren.

Fehler 2: Die Archivierung – Das gefährliche Märchen vom "Papier-Original"

Der zweite Fehler passiert intern, wenn Sie E-Rechnungen empfangen (oder Kopien Ihrer versendeten Rechnungen ablegen). Viele drucken das PDF/XML immer noch aus und heften es im Ordner ab.

Das ist brandgefährlich, denn:

• Verlust des Vorsteuerabzugs: Laut GoBD und Umsatzsteuergesetz ist bei einer E-Rechnung ausschließlich der digitale Datensatz das Original. Ein Ausdruck ist lediglich eine Kopie. Legen Sie bei einer Betriebsprüfung nur Papierordner vor, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug streichen. Rückwirkend.
• Verstoß gegen die GoBD: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verlangen, dass digitale Belege digital aufbewahrt werden. Der Ausdruck erfüllt diese Pflicht nicht. Sie vernichten Beweismittel, statt sie zu sichern.
• Medienbruch: Sie machen aus durchsuchbaren, smarten Daten "dummes" Papier. Sie können später nicht per Stichwort nach Rechnungen suchen, keine automatisierten Cash-Flow-Analysen fahren und keine KI-Tools nutzen.

Die Lösung: Schluss mit "Hybrid-Lösungen" – Setzen Sie auf Billution

Es bringt nichts, neue Technologie (E-Rechnung) mit alten Gewohnheiten (Postversand & Aktenordner) zu mischen. Sie kombinieren damit nur die Nachteile beider Welten: Die Komplexität der IT mit der Langsamkeit von Papier.

Sie brauchen einen sauberen, digitalen Schnitt. Billution ist dafür gebaut, diesen Schnitt so einfach wie möglich zu machen.

Wie Billution das Drucker-Problem eliminiert:

• Versand per Klick (Echtzeit): Sie erstellen die Rechnung in Billution und versenden sie per E-Mail. Das XML kommt unversehrt beim Kunden an. Ihr Vorteil: Sofortige Zustellung, schnellere Verbuchung beim Kunden, schnellerer Geldeingang auf Ihrem Konto.
• GoBD-Archivierung (Automatisch): Alle Rechnungen und Angebote – Billution archiviert das echte* Original (den Datensatz) im Hintergrund revisionssicher. Kein Abheften, kein Suchen, volle Sicherheit bei der nächsten Prüfung.

Fazit: Ziehen Sie den Stecker (beim Drucker)

Der Drucker hat in Ihrem Rechnungsprozess nichts mehr verloren. Er macht Ihre Arbeit langsamer, Ihre Rechnungen rechtlich angreifbar und Ihre Kunden unzufrieden.

Hören Sie auf, Daten auf Totholz zu drucken. Nutzen Sie Ihre Software so, wie sie gedacht ist.

Ihr nächster Schritt

Wollen Sie weiterhin Porto zahlen, um Ihre Kunden zu verärgern und den Vorsteuerabzug zu riskieren? Oder wollen Sie den Prozess endlich einmal richtig aufsetzen?

Rechtlicher Hinweis: Die Inhalte dieses Beitrags wurden mit größter Sorgfalt erstellt und basieren auf der Rechtslage zum Zeitpunkt der Veröffentlichung (Februar 2026). Sie dienen lediglich der allgemeinen Information und ersetzen keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung durch einen zertifizierten Steuerberater oder Rechtsanwalt. Billution übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Angaben. Für eine verbindliche Klärung Ihrer individuellen steuerlichen Situation konsultieren Sie bitte Ihren Steuerberater.