Kleinunternehmer E-Rechnung 2026: Was gilt wirklich?

Überblick: Die besondere Lage der Kleinunternehmer

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Was viele Kleinunternehmer überrascht: Die Pflichten treffen sie asymmetrisch. Auf der einen Seite genießen Kleinunternehmer – also Selbständige und Freiberufler nach § 19 UStG (Stand: Juni 2026) – eine dauerhafte Befreiung von der Ausstellungspflicht. Die Kleinunternehmer E-Rechnung-Regelung ist asymmetrisch: Auf der anderen Seite besteht die Empfangspflicht vollumfänglich – ohne Ausnahme, ohne Übergangsfrist.

Diesen Unterschied klar zu verstehen, ist entscheidend. Denn wer als Kleinunternehmer eine E-Rechnung von einem Lieferanten erhält und sie nicht verarbeiten kann, verstößt gegen seine gesetzliche Pflicht aus § 14 Abs. 1 UStG (Stand: Juni 2026).

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Bevor wir die Kleinunternehmer-Sonderregel erläutern, eine wichtige Klarstellung: Eine E-Rechnung ist nicht ein einfaches PDF, das per E-Mail verschickt wird. Seit dem Jahressteuergesetz 2024 definiert § 14 Abs. 1 S. 3–6 UStG (Stand: Juni 2026) die E-Rechnung als eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das automatisch und maschinell verarbeitet werden kann und der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Gängige E-Rechnungsformate im deutschen B2B-Bereich sind:

• ZUGFeRD (ab Profil BASIC): Ein Hybridformat – eine PDF/A-3B-Datei mit einem unsichtbar eingebetteten XML-Datenteil. Das PDF sieht wie ein normales Rechnungsdokument aus, enthält aber technisch die Rechnungsdaten als maschinenlesbare XML-Struktur. Wichtig: Beim ZUGFeRD-Format ist der XML-Teil das rechtlich führende Dokument. Bei Abweichungen zwischen dem lesbaren PDF und dem XML-Teil gilt der Inhalt des XML (BMF-Schreiben v. 15.10.2024).
• XRechnung: Ein reines XML-Format ohne visuellen PDF-Anteil, das primär im B2G-Bereich (Rechnungen an Behörden) eingesetzt wird.

Ein einfaches PDF ohne eingebetteten XML-Teil gilt seit dem 1. Januar 2025 als „sonstige Rechnung“ im Sinne des § 14 Abs. 1 S. 6 UStG – nicht als E-Rechnung.

Die Ausstellungsbefreiung nach § 34a UStDV

Das Jahressteuergesetz 2024 hat in § 34a UStDV (Stand: Juni 2026) eine dauerhafte Befreiung für Kleinunternehmer verankert: Wer nach § 19 UStG als Kleinunternehmer gilt, ist von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen.

Das bedeutet konkret:

• Kleinunternehmer dürfen weiterhin Papierrechnungen versenden.
• Kleinunternehmer dürfen weiterhin einfache PDFs per E-Mail versenden (als sonstige Rechnung im Sinne des Gesetzes).
• Es gibt keine Frist, nach der Kleinunternehmer zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet werden – die Befreiung nach § 34a S. 4 UStDV ist dauerhaft.

Wer gilt als Kleinunternehmer?

Seit dem Jahressteuergesetz 2024 gelten folgende Umsatzgrenzen (§ 19 UStG, Stand: Juni 2026):

• Vorjahresumsatz nicht mehr als 25.000 € (netto): Kleinunternehmerstatus im laufenden Jahr zulässig.
• Laufender Jahresumsatz überschreitet 100.000 € (netto): Sofortiger Wechsel zur Regelbesteuerung, auch unterjährig.

Wer diese Grenzen einhält und keine Option zur Regelbesteuerung ausgeübt hat, ist Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG und damit nach § 34a S. 4 UStDV von der Ausstellungspflicht befreit.

Die Empfangspflicht gilt trotzdem – ohne Ausnahme

Hier liegt das häufigste Missverständnis: Die Befreiung nach § 34a UStDV bezieht sich ausschließlich auf das Ausstellen von E-Rechnungen. Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmer – auch für Kleinunternehmer und auch für Vermieter mit Option nach § 9 UStG.

Das ergibt sich aus § 14 Abs. 1 UStG (Stand: Juni 2026): Wer im B2B-Bereich tätig ist und von einem anderen inländischen Unternehmen eine Leistung bezieht, muss in der Lage sein, eine E-Rechnung entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Eine Zustimmung des Empfängers ist für den Empfang nicht erforderlich.

Praxisbeispiel: Eine freiberufliche Grafikerin (Kleinunternehmerin nach § 19 UStG) kauft Druckerpapier, Software-Lizenzen oder Büromaterial bei einem Lieferanten ein. Dieser Lieferant darf – und wird zunehmend – eine ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-Datei ausstellen. Die Grafikerin muss diese Dateien technisch empfangen und archivieren können. Das Zurückweisen einer E-Rechnung oder das bloße Ignorieren des XML-Teils ist keine gesetzeskonforme Option.

Was bedeutet Empfangspflicht in der Praxis?

Die Empfangspflicht ist in der Praxis überschaubar. Folgende Aspekte sind relevant:

1. Technische Lesbarkeit

Ein ZUGFeRD-PDF lässt sich mit jedem normalen PDF-Reader öffnen und lesen – der visuell dargestellte Rechnungsinhalt ist identisch mit dem, was früher als einfaches PDF ankam. Problematischer ist die XRechnung: Als reines XML-Format ist sie ohne spezielles Werkzeug nicht menschenlesbar.

Billution ermöglicht es, eingehende ZUGFeRD-PDFs automatisch zu parsen und die enthaltenen Rechnungsdaten strukturiert anzuzeigen. Das ist besonders dann hilfreich, wenn geprüft werden soll, ob der XML-Inhalt mit dem visuellen PDF übereinstimmt – da der XML-Teil rechtlich führend ist (BMF-Schreiben v. 15.10.2024).

2. Revisionssichere Archivierung im Originalformat

E-Rechnungen müssen im strukturierten Originalformat aufbewahrt werden – ein Ausdruck oder ein PDF-Scan ersetzt das digitale Original nicht (GoBD; § 14b UStG, Stand: Juni 2026). Das bedeutet: Die erhaltene ZUGFeRD-Datei oder XRechnung-XML muss als Originaldatei archiviert werden, nicht nur als Papierausdruck.

Für die Aufbewahrungsfrist gilt: Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre (§ 14b Abs. 1 S. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO n.F., Stand: Juni 2026). Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen unterliegen weiterhin einer 10-Jahres-Frist – diese Unterscheidung ist für die Praxis wichtig.

3. Kein staatliches Portal erforderlich (Stand: Juni 2026)

E-Rechnungen dürfen im deutschen B2B-Bereich per E-Mail übermittelt werden. Ein staatliches Melde- oder Übermittlungsportal ist nicht vorgeschrieben (Stand: Juni 2026). Mit der ViDA-Richtlinie (EU) 2025/516 – vom EU-Rat am 11. März 2025 verabschiedet – kommen ab dem 1. Juli 2030 Digital Reporting Requirements (DRR) für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze hinzu. Die nationale Umsetzung in deutsches Recht steht noch aus.

Ausnahmen von der Ausstellungspflicht (vollständige Liste)

Selbst Unternehmer, die grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen müssen, sind in bestimmten Fällen ausgenommen. Diese Ausnahmen gelten zusätzlich zur Kleinunternehmer-Befreiung:

Wichtig: Diese Ausnahmen betreffen nur die Ausstellungspflicht. Die Empfangspflicht gilt weiterhin uneingeschränkt für alle inländischen Unternehmer.

Die allgemeinen Übergangsfristen auf einen Blick

Für Unternehmer, die grundsätzlich zur Ausstellung verpflichtet sind (also keine Kleinunternehmer), gelten folgende Übergangsregelungen nach § 27 Abs. 38 UStG (Stand: Juni 2026):

Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG spielen diese Fristen auf der Ausstellungsseite keine Rolle – die Befreiung nach § 34a UStDV ist dauerhaft.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Müssen Kleinunternehmer seit 2025 E-Rechnungen empfangen?

Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Unternehmer – ohne Ausnahme für Kleinunternehmer und ohne Übergangsfrist. Dies ergibt sich aus § 14 Abs. 1 UStG (Stand: Juni 2026).

Dürfen Kleinunternehmer weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDFs ausstellen?

Ja, dauerhaft. § 34a S. 4 UStDV (i.d.F. des Jahressteuergesetzes 2024, Stand: Juni 2026) befreit Kleinunternehmer nach § 19 UStG dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen. Sie dürfen weiterhin Papierrechnungen oder sonstige Rechnungen versenden.

Was passiert bei einer Betriebsprüfung, wenn E-Rechnungen nur als Ausdruck vorliegen?

Das Finanzamt kann bei einer Prüfung die ordnungsgemäße Belegführung beanstanden, wenn das digitale Original einer E-Rechnung nicht mehr vorliegt. E-Rechnungen müssen im strukturierten Originalformat archiviert werden (GoBD; § 14b UStG, Stand: Juni 2026).

Gilt die Ausstellungsbefreiung auch, wenn zur Regelbesteuerung optiert wird?

Nein. Die Befreiung nach § 34a UStDV gilt nur für Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG. Wer zur Regelbesteuerung optiert, ist kein Kleinunternehmer mehr und unterliegt den allgemeinen E-Rechnungspflichten einschließlich der Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG.

Wie erkennt man, ob ein PDF eine ZUGFeRD-E-Rechnung ist?

Ein ZUGFeRD-PDF sieht wie ein normales PDF aus. Technisch erkennt man es daran, dass beim Parsen mit einem geeigneten Tool ein eingebetteter XML-Anhang sichtbar wird. Billution parst eingehende ZUGFeRD-PDFs automatisch und zeigt die Rechnungsdaten strukturiert an.

Müssen Kleinunternehmer auch Korrekturrechnungen als E-Rechnung ausstellen?

Nein. Da Kleinunternehmer dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit sind (§ 34a UStDV, Stand: Juni 2026), gilt dies auch für Korrekturrechnungen zu eigenen Rechnungen. Erhalten sie jedoch eine Korrekturrechnung als E-Rechnung von einem anderen Unternehmen, greift die Empfangspflicht.

Fazit: Handlungsbedarf auch für Kleinunternehmer

Die Kleinunternehmer E-Rechnung-Situation ist asymmetrisch: Die E-Rechnungspflicht trifft Kleinunternehmer zwar unterschiedlich stark, aber sie trifft sie. Die Ausstellungsbefreiung nach § 34a UStDV schützt dauerhaft davor, selbst E-Rechnungen erzeugen zu müssen. Die Empfangspflicht aus § 14 Abs. 1 UStG – gültig seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist – erfordert jedoch eine technische und organisatorische Vorbereitung.

In der Praxis ist der Aufwand überschaubar: Originalformate archivieren statt ausdrucken, eingehende ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien aufbewahren und bei Bedarf inhaltlich prüfen.

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Quellen

• Bundesministerium der Justiz / gesetze-im-internet.de — 2026-06-14
• Bundesministerium der Justiz / gesetze-im-internet.de — 2026-06-14
• Bundesministerium der Justiz / gesetze-im-internet.de — 2026-06-14
• Bundesministerium der Finanzen (BMF) — 2024-10-15

Rechtsstand: 14.06.2026

Hinweis: Keine Steuer- oder Rechtsberatung

Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall dar; er kann eine solche Beratung auch nicht ersetzen. Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir keine Gewähr für die Aktualität, Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte. Gesetzgebung, Rechtsprechung und Verwaltungsauffassung (etwa BMF-Schreiben oder EU-Vorhaben wie ViDA) können sich nach Veröffentlichung ändern. Bitte ziehen Sie für Ihre konkrete Situation eine Steuerberaterin, einen Steuerberater oder eine andere fachkundige Person hinzu.

Stand: 14.06.2026