Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Datenschutz-Kontakt

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die:

Fragen oder Anliegen zum Datenschutz können Sie jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten richten. Einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da für unser Unternehmen nach derzeitiger Rechtslage keine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht. Bei Datenschutzfragen wenden Sie sich bitte direkt an uns.

2. Gegenstand dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

• die Website von Billution (Informationen zur B2B-Plattform, Registrierung, Login-Bereich),
• die Nutzung der Billution-Plattform durch registrierte Kunden (Cloud-Software zur Rechnungsverwaltung), und
• die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Vertragsbeziehung mit unseren Kunden (B2B).

Sie erklärt, welche Daten wir erheben, zu welchen Zwecken wir sie verwenden, auf welcher Rechtsgrundlage dies erfolgt und welche Rechte Ihnen in Bezug auf Ihre Daten zustehen.

3. Kategorien personenbezogener Daten und Verarbeitungszwecke

3.1 Besuch unserer Website (Informatorische Nutzung)

Wenn Sie unsere öffentliche Website besuchen, ohne sich zu registrieren oder einzuloggen, werden automatisch bestimmte technische Daten erhoben, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Dies ist erforderlich, um Ihnen die Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Zu diesen Server-Log-Daten gehören zum Beispiel:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts,
• Datum und Uhrzeit der Anfrage,
• aufgerufene Seite/Datei und übertragenes Datenvolumen,
• Meldung über erfolgreichen Abruf,
• Browsertyp und -version, Betriebssystem des Geräts, Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite).

Diese Daten werden temporär in Logfiles gespeichert. Eine Zusammenführung dieser Log-Daten mit anderen Datenquellen erfolgt nicht. Zweck der Verarbeitung ist die technische Bereitstellung der Website sowie die Abwehr und Analyse von Angriffen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, nämlich unser Interesse an der sicheren Bereitstellung unseres Webangebots). Die Log-Daten werden in der Regel nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht, sofern kein sicherheitsrelevantes Ereignis vorliegt.

3.2 Registrierung und Erstellung eines Nutzerkontos

Bei der Registrierung für Billution erheben wir die Daten, die Sie im Registrierungsformular angeben. Dies umfasst in der Regel:

• Unternehmensbezogene Daten: Firmenname, Rechtsform, Geschäftsanschrift, ggf. USt-IdNr.
• Ansprechpartner: Vor- und Nachname des Ansprechpartners/Nutzers, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer (falls abgefragt).
• Zugangsdaten: Die von Ihnen gewählte E-Mail-Adresse und ein Passwort (wobei das Passwort verschlüsselt gespeichert wird und für uns nicht im Klartext sichtbar ist).

Optional können weitere Angaben erfasst werden, z.B. Branche oder Unternehmensgröße, sofern Sie diese freiwillig angeben.

Zweck: Wir verarbeiten diese Registrierungsdaten, um Ihnen ein Nutzerkonto bereitzustellen, den Vertrag mit Ihnen zu begründen und zu verwalten, und um Sie als berechtigten Nutzer zu identifizieren. Die E-Mail-Adresse nutzen wir, um Ihnen Registrierungsbestätigungen, erforderliche Informationen zum Account (z.B. Verifikationsmails, sicherheitsrelevante Mitteilungen) und Vertragsdokumente (Rechnungen, Änderungen der AGB etc.) zuzusenden. Ggf. verwenden wir die Telefonnummer, um Rückfragen zur Registrierung zu klären oder Support zu leisten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Erfüllung des Nutzungsvertrags). Ohne diese Daten können wir kein Kundenkonto bereitstellen.

3.3 Nutzung der Plattform und Verarbeitung von Geschäftsdaten

Während der laufenden Nutzung der Billution-Plattform fallen verschiedene personenbezogene Daten an:

• Profildaten: Aus Ihrem Nutzerprofil/Kundenkonto und alle aktualisierten Eintragungen in den Einstellungen.
• Nutzungsdaten: Systemseitig erfassen wir bestimmte Aktionen (z.B. Logins, Funktionsaufrufe), z.B. zur Anzeige einer Änderungshistorie oder zur Verbesserung der Services. Keine Auswertung von Rechnungsinhalten zu eigenen Zwecken.
• Rechnungs- und Geschäftsdaten: Alle von Ihnen in Billution eingegebenen oder hochgeladenen Daten zur Rechnungsstellung, dazugehörige Kundendaten, Anhänge etc. Diese verarbeitet der Anbieter ausschließlich in Ihrem Auftrag (nicht für eigene Zwecke).
• Kommunikationsdaten: Versenden Sie Rechnungen über unser System, werden die benötigten Empfängerdaten und Inhalte verarbeitet. Gleiches gilt für den Kontakt zu unserem Support.

Zwecke: Vertragsgemäße Bereitstellung, Speicherung und Anzeige der Daten, Durchführung der Rechnungsabwicklung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Bei Drittdaten: siehe unter Abschnitt 8 Auftragsverarbeitung.

3.4 Zahlungsabwicklung und Abonnementverwaltung

Wenn Sie einen kostenpflichtigen Tarif buchen, werden folgende Daten verarbeitet:

• Rechnungsdaten: Angaben wie Firmenname, Rechnungsadresse, Tarif, Preis und Zahlungsintervall.
• Zahlungsinformationen: Über Stripe werden die eingegebenen Zahlungsdaten abgewickelt und nicht vom Anbieter selbst gespeichert (nur Token/Identifier).

Zwecke/Rechtsgrundlagen: Abwicklung Ihres zahlungspflichtigen Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), handels-/steuerrechtliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Stripe verarbeitet Daten teils in eigener Verantwortung gemäß Datenschutzrecht.

3.5 Kommunikation und Support

Bei Kontaktanfragen (Formular/E-Mail/Chat) werden Ihre Kontaktdaten und Inhalte zum Zweck der Bearbeitung und Rückmeldung verarbeitet (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO).

3.6 Webanalyse (Google Analytics)

Wir nutzen Google Analytics zur Analyse des Nutzerverhaltens auf unserer Website. Dabei wird die IP-Adresse anonymisiert, Datenübertragung erfolgt teils in die USA, Rechtsgrundlage ist Ihre explizite Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; Details siehe oben bzw. Cookie-Banner).

3.7 Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden Cookies nur, sofern technisch erforderlich oder Sie eingewilligt haben (Analytics-Cookies; siehe Cookie-Banner). Nähere Informationen siehe oben.

4. Weitergabe von Daten an Dritte und Auftragsverarbeiter

• Keine Datenweitergabe an unberechtigte Dritte. Übermittlung erfolgt nur für Vertragserfüllung, gesetzliche Pflicht, oder mit Ihrer Einwilligung (z.B. Stripe, E-Mail-Provider, Google Cloud).
• Wir nutzen ausschließlich sorgfältig ausgewählte und datenschutzrechtlich vertraglich gebundene Auftragsverarbeiter (Google Cloud/Stripe etc.).
• Es findet keine Datenvermarktung, kein Adresshandel statt.

5. Datenverarbeitung im Auftrag unserer Kunden (Hinweis an Endkunden)

Billution wird von Unternehmen genutzt, um u.a. personenbezogene Daten von Dritten (z.B. deren Kunden) zu verarbeiten. Verantwortlich hierfür ist jeweils unser Kunde. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung (Auftragsverarbeitung). Wenden Sie sich bei Fragen zur Verarbeitung bitte direkt an das rechnungsstellende Unternehmen.

6. Speicherdauer und Aufbewahrung

Daten werden nur solange gespeichert, wie es zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich und rechtlich zulässig ist. Nach Ende des Vertrags werden Kontodaten grundsätzlich binnen 90 Tagen gelöscht. Daten zur Rechnungsstellung etc. werden nach beidseitiger Erfüllung und Ablauf gesetzlicher Fristen (u.a. HGB/AO, max. 10 Jahre) gelöscht/archiviert. Zahlungsdaten: 6–10 Jahre. Analytics-Daten max. 14 Monate. Nähere Details siehe oben.

7. Ihre Rechte als betroffene Person

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO; inkl. Widerspruch gegen Direktwerbung)
• Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (z.B. Landesbeauftragte NRW)

Um eines Ihrer Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns über die oben stehenden Kontaktdaten. Wir werden Ihr Anliegen schnellstmöglich prüfen (spätestens 1 Monat Frist).

8. Datensicherheit

• Verschlüsselte Übertragung (TLS/SSL) und Speicherung sensibler Daten
• Regelmäßige Backups, Zugriffsbeschränkungen, Firewalls
• Nur erforderliche Zugriffsrechte für Mitarbeiter (Need-to-know-Prinzip), alle zur Vertraulichkeit verpflichtet
• Kontinuierliche technologische Anpassung und Verbesserung der Sicherheitsmaßnahmen

Kein System ist absolut sicher – bitte wählen Sie sichere Passwörter und geben Sie diese niemals weiter!

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann bei technischen oder gesetzlichen Änderungen aktualisiert werden. Die jeweils aktuelle Version finden Sie immer auf dieser Seite.
Stand dieser Datenschutzerklärung: April 2025.